Office 365 – Das Ökosystem eines Unternehmens

Egal ob in der Werbung, in Fachzeitschriften oder im World Wide Web: Die vielfältigen Collaboration Tools von Microsoft Office 365 begegnen uns heute überall. Einen Gesamtüberblick liefert die folgende Grafik:

Wir greifen heute drei dieser Tools heraus, die Ihr Leben im Büroalltag leichter machen und die digitale Zusammenarbeit vereinfachen: Teams, Flow und Planner.

Teams – kommunizieren auf allen Kanälen

Teams funktioniert plattformübergreifend auf PCs, unterschiedlichen Betriebssystemen, im Browser sowie auf Android und iOS-Geräten. Über das Tool kann die Belegschaft in Unternehmen jeder Größe schnell und unkompliziert miteinander kommunizieren. Mitarbeiter können sich untereinander austauschen – per Chat, aber auch per Video- und Telefonkonferenz – und haben bei Projekten immer den aktuellen Stand der Vorgänge und hochgeladenen Dateien im Blick. Alle Kommunikationsmöglichkeiten und Dateien sind zentral gebündelt und bieten so einen virtuellen Arbeitsraum. Auch Benutzer außerhalb des Unternehmens können nach Freigabe Zugriff auf die hauseigene Teams-Umgebung erhalten.

Für die Chats können User Kanäle anlegen und damit die Chats nach Themen sortieren. Ein weiterer Pluspunkt, der der Übersichtlichkeit dient: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dadurch entfällt das „lästige“ Benennen mehrerer Versionen eines Dokuments. Die Änderungen bleiben nachvollziehbar, Vorversionen lassen sich jederzeit erneut abrufen. Neben der Möglichkeit, Termine zu planen, ist eine einfache Suchfunktion ein weiterer Benefit.

Flow – Effizienz steigern, Fehler reduzieren

Auch Flow vereinfacht Ihren Büroalltag: Das Tool erstellt Workflows und automatisiert wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, beispielsweise automatische Antworten auf wichtige E-Mails oder Genehmigungen für andere Teammitglieder. Auch das Erfassen und Nachverfolgen neuer Vertriebsleads ist ein Feature. Darüber hinaus speichert Flow E-Mail-Anhänge automatisch in der persönlichen Dokumentenanlage und publiziert Beiträge automatisch auf mehreren Social-Media-Plattformen. Durch KI-Funktionen gestaltet das Tool Arbeit also effizienter und reduziert gleichzeitig Fehler – wiederholte Routineaufgaben und alltägliche Verwaltungsaufgaben sind nicht länger Ihre Baustelle.

Planner – Ihre virtuelle To-Do-Liste

Wieder einmal nicht mehr auf dem Schirm, welche Aufgaben Sie bis wann erledigen müssen? Mit Planner ist dieses Gefühl der Ratlosigkeit Geschichte. Dank des Tools haben Sie eine virtuelle To-Do-Liste, die Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Aufgaben und Deadlines verschafft. Dabei können Sie – sichtbar für Sie und andere Ihres Teams – einstellen, wie weit Sie mit Ihrer Aufgabe sind: noch nicht begonnen, verspätet, in Bearbeitung oder beendet. Außerdem können Sie Aufgaben zuweisen, Dateien hochladen und sie mit Ihrem Team teilen – alles in einer Anwendung. Mithilfe von Diagrammen ist der Status des Projekts grafisch verfolgbar. Das Tool ist – wie auch Teams und Flow – vollkommen in SharePoint, OneDrive und Outlook integriert. Auf diese Weise erhalten Sie beispielsweise eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Ihnen in Planner eine Aufgabe zugewiesen wurde.

Sie fragen sich, wie Ihr Weg in Microsoft Office 365 aussehen kann oder wie Sie die Benefits besser nutzen können? Sprechen Sie uns einfach an. Wir steigen gerne mit Ihnen gemeinsam in die Planung ein und unterstützen Sie bei der Umsetzung.

Dokument: 

Tags: